A lo largo de este punto aprenderemos a entender como el Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition tiene estructurada la información.

Podremos identificar como tiene diseñado su espacio de trabajo repasando sus diferentes estructuras de páginas como el Panel de navegación, Áreas de trabajo o Workspaces, Listas, Diarios y Consultas, Detalles y Transacciones, Configuración, Tareas Periódicas junto con las Líneas de Diario y Consultas.

Si trabajáis en un cliente final vuestros perfiles de usuario estarán configurados con un role específico, por tanto no podréis visualizar todos los módulos funcionales o áreas de trabajo que vamos a ver en esta sección.

Se revisarán tanto las características principales de los Workspaces, entendiendo la importancia que va adquirir en esta nueva versión, junto con todos los complementos que se incorporan a través del menú ayuda WIKI y sus recursos adicionales.

Las búsquedas de formularios será otro gran avance a explotar durante esta cápsula y entenderemos que a través de las secciones Favoritos, Reciente, Áreas de trabajo y Módulos, identificaremos diferentes caminos para ubicar la funcionalidad que deseemos ejecutar. La posibilidad de tener un campo para ejecutar o contabilizar transacciones simplemente escribiendo con el teclado también será explicado en la cápsula al ser una funcionalidad muy novedosa.

Por último la manera de ir navegando por todo el aplicativo es realmente intuitivo al ser completamente WEB. Como muchos de vosotros sabéis (sobre todo los que venís de otras versiones), D3FO te permite desde el campo concreto en el que estés posicionado poder acceder a su tabla maestra con solo 1 click, siempre que tu perfil de seguridad así lo permita.

Las consultas e informes en el Nuevo Microsoft Dynamics 365 For Finance & Operations, Enterprise Edition nos permitirán extraer información desde varios enfoques según la necesidad del perfil, bien sean a través de un enfoque corporativo (focalizados para ejecutivos), enfoque de proceso o equipo (directores) o el propio enfoque individual de la tarea (responsables de equipo).

En esta sección aprenderemos a extraer información desde las propias consultas estándar de D3FO y la generación de informes desde cualquier formulario de D3FO. No se entrará en detalle de la integración con PowerBI, KPI's (indicadores de negocio) o Cubos OLAP puesto que al ser un curso introductorio no se va a hablar sobre otras tecnologías que se apoyan en D3FO como son Reporting Services y Analysis Services de SQL Server.

Los diferentes métodos de exportación de los informes o por ejemplo la búsqueda de un concepto en el propio reporte son mejoras muy logradas con la nueva versión que serán revisadas a lo largo de esta cápsula.

Vamos a comenzar esta sección aprendiendo a utilizar la sección de consultas por pantalla tanto directas como indirectas para poder focalizarnos después en la generación de informes.

A lo largo de esta sección se explicará como crear nuevos registros dentro de la aplicación de tal manera que el usuario identifique correctamente los comandos directos para su creacián y tampoco tenga ningún tipo de duda a la hora de su edición o borrado.

Aunque será una de las secciones más sencillas, es importante entender que un ERP, no permite el borrado de registros que ya han tenido vida, es decir, con los que ya se han contabilizado transacciones. 

A lo largo de este punto también veremos que al ser un producto completamente WEB, al igual que en otras versiones por cada formulario abría una nueva ventana, con esta versión siempre se trabajará bajo el mismo marco y ventana, mejorando considerablemente la usabilidad del producto.

En este punto vamos explicar cómo personalizar las áreas de trabajo y formularios a diferentes niveles. La usabilidad del Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition es extensible a cualquier producto Microsoft y por tanto si domináis Office hay bastantes acciones para configurar formularios que seguro que ya conocéis.

Comentaremos como ocultar campos o grupos de campos, cómo incluir resúmenes dentro del propio workspace, cómo alterar el orden de la información de un formulario moviendo las columnas o inclusive configurar una reorganización de las propias pestañas.

Además de esto, sin tener conocimientos técnicos, D3FO te permitirá poder añadir dentro de un formulario nuevos campos que existan en la tabla pero q a priori no están en la posición que el usuario requiere.

Quizás este sea la sección más importante del curso de introducción ya que el dominio de las búsquedas y filtros es de vital importancia para hacer un uso rápido y eficiente del Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition.

Los comandos para poder realizar búsquedas rápidas serán uno de nuestros pilares para extraer información del sistema, es por ello que os pasaremos un listado con todos aquellos caracteres más demandados en los clientes que hemos trabajado siempre entendiendo que con la nueva versión solo tendrá validez en las consultas indirectas.

Aprenderemos a utilizar filtros de diferentes maneras, enseñando de forma práctica aquellos que son realmente más utilizados en vuestro día a día. Y finalizaremos la sección, mostrando como guardar filtros predefinidos para que puedan ser utilizados a futuro sin necesidad de incluir de nuevo todos los parámetros de búsqueda.

El Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition no es un gestor documental al uso, como puede ser Sharepoint, pero es cierto que tiene la capacidad de poder adjuntar documentos externos, notas o comentarios a cualquier registro que aparezca en los formularios.

Si bien es cierto que este funcionalidad no controla permisos de accesos a estos documentos, puede ser de gran utilidad para determinados sectores en los que sea interesante anexar documentación. A lo largo de este punto practicaremos varios ejemplos sobre dicha funcionalidad y aprenderemos a identificar los posibles documentos que pueden ser adjuntos en cada registro.

Cualquier formulario del Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition, será susceptible de poder ser exportado a Excel, bien sea desde la propia selección manual de los registros y copiándolos en el Excel, o incluso muchos formularios contendrán el propio botón denominado Exportar a Excel que directamente abre el programa de Office con los registros que se hayan seleccionado. Parece obvio pero haciéndolo de una manera o de otra no tendrá el mismo comportamiento ya que variarán el número de campos que copia y esto lo veremos claramente con un ejemplo para que podáis saber que opción utilizar el momento preciso. 

Por otro lado es importante entender que la nueva versión no solo permitirá exportar de D3FO a Excel, sino que entenderemos la posibilidad de poder exportar datos a Excel, editarlos o modificarlos y volverlos a subir a D3FO de una forma realmente sencilla. Esta funcionalidad será ideal sobre todo para la importación de líneas de diario con volúmenes de líneas altos.

El Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition ha mejorado considerablemente la funcionalidad relacionada con el grabador de tareas de tal manera que con esta versión no solo se utilizará a nivel usuario para hacer manuales de procesos o reporte de errores que puedan suceder, sino que se podrá utilizar para definir rutas interactivas guiadas por el aplicativo.

Por supuesto, una vez que el sistema nos haya monitorizado todos los movimientos realizados con el ERP, aprenderemos a generar el documento automático que D3FO desarrolla incluyendo las pantallas por las que hemos navegado con una breve descripción sobre la acción realizada. También revisaremos como utilizar la guía interactiva que para fases de testing o CRPs será de vital importancia puesto que no lugar a dudas en la ejecución de una prueba.

Aunque aparentemente esta funcionalidad va a ir más dirigida hacia administradores del sistema y consultores, es importante que el propio usuario sea consciente de la capacidad que tiene el Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition para definir cómo se comportará el sistema a la hora de llevar a cabo la gestión de impresión de documentos básicos como pueden ser pedidos de venta, pedidos de compra, albaranes o facturas.

Con esta sección, el usuario entenderá cómo se configura la gestión de impresión a nivel global (refiriéndonos a toda la aplicación) o inclusive como poder parametrizar la gestión de impresión por cliente o proveedor en concreto (aquí nos referimos al típico escenario en el que para un cliente determinado por exigencias logísticas en lugar de imprimirle una copia, se le tiene que adjuntar 2 o las que necesite).

El sistema no solo permite la impresión por pantalla o pdf, sino que es capaz también de poder enviar emails o impresiones directas a impresoras con el propio registro o contabilización de documento, pudiendo configurar copias como acabamos de comentar, para que el mismo documento sea enviado por diferentes medios o formatos el número de veces que sea necesario.

Esta última cápsula, nos permitirá identificar un proceso del día a día en una empresa utilizando el Nuevo Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations, Enterprise Edition sin necesidad de utilizar el ratón.

Para ello, daremos un vistazo rápido a todos los atajos de teclado que el sistema actualmente tiene y los pondremos en práctica con un ejemplo que nos permitirá entender la agilidad que puede suponer hacer uso de comandos si evidentemente nos acostumbramos a ello.